Um mapa mental (mind map) deixa de ser legível num ponto bem previsível: passando de uns cem tópicos, ou de quatro níveis de profundidade, ou no momento em que você começa a rolar a tela para achar uma ramificação que adicionou ontem. A reação de sempre é afastar o zoom, o que deixa o texto pequeno demais, ou mudar o estilo, o que não muda nada.
As correções que funcionam são estruturais, e são cinco: recolher, dividir, reorganizar os níveis, trocar o layout e apagar. Nessa ordem, porque ficam cada vez mais caras.
Primeiro, descubra qual é o seu problema
Três falhas diferentes parecem iguais de longe.
Largo demais. Um pai com quinze filhos. O olho não consegue agrupá-los, então você lê uma lista em vez de enxergar a estrutura. É o caso mais comum e o mais fácil de resolver.
Profundo demais. Cinco ou seis níveis. Mapas profundos parecem uma árvore de pastas. Você perde o caminho de volta até a raiz, e as folhas ficam tão longe do centro que o contexto delas some.
Emaranhado demais. Largura e profundidade razoáveis, mas as ramificações ficam se referindo umas às outras e as linhas se cruzam. É um mapa brigando com a própria hierarquia, e é outro problema; veja mapa mental vs. mapa conceitual.
Diagnostique antes de consertar. Dividir um mapa que era só largo demais joga fora uma estrutura que só precisava de um nível intermediário.
Correção 1: recolha tudo e depois expanda uma ramificação
Antes de reestruturar qualquer coisa, recolha o mapa inteiro até o primeiro nível.
Duas coisas acontecem. De repente você vê se o primeiro nível está certo, e geralmente não está, porque as ramificações do primeiro nível se acumulam por acidente. E você ganha um ritmo de trabalho: expandir uma ramificação, trabalhar dentro dela, recolher de novo. Um mapa que você percorre assim continua legível em tamanhos nos quais a visão do mapa inteiro é inútil.
O autofoco, se a sua ferramenta tiver, é a mesma ideia com menos cliques: mostra uma ramificação e esmaece todo o resto.
Não custa nada e resolve de vez a metade de apresentação do problema. Faça isso antes de qualquer outra coisa.
Correção 2: adicione um nível em vez de remover itens
Diante de uma ramificação larga demais, o instinto é apagar filhos. Quase sempre o certo é inserir um nível de agrupamento.
Quinze tarefas sob "Lançamento" são ilegíveis. As mesmas quinze sob "Antes", "Dia do lançamento" e "Depois" são três grupos de cinco, e cinco é um número que o olho pega de uma vez. Você não removeu nada; transformou largura em profundidade.
Como achar os grupos: leia os filhos e procure a palavra que se repete, ou a pergunta que eles respondem. Se nenhum agrupamento aparecer depois de um minuto, a ramificação realmente é uma lista plana, e uma lista plana de quinze itens pede um layout de lista ou uma tabela, não um mapa radial.
Os números de referência: mire em três a sete filhos por nó e no máximo quatro níveis de profundidade. Não são leis, mas um mapa que viola os dois ao mesmo tempo é sempre difícil de ler.
Correção 3: tire um nível
O reflexo da anterior, e o que ninguém faz. Pergunte, para cada tópico intermediário: este nó diz alguma coisa, ou é só um contêiner?
Tópicos chamados "Outros", "Diversos", "Geral", "Anotações" e "Coisas" são contêineres sem significado, e cada um acrescenta um nível entre o leitor e o conteúdo. Apague o nó, suba os filhos, e o mapa fica um nível mais raso de graça.
Vale o mesmo para um nó com exatamente um filho. Isso não é hierarquia, é só uma troca de nome.
Correção 4: mude o layout para combinar com o conteúdo
Layout não é decoração; é uma afirmação sobre a forma dos dados, e a afirmação errada torna ilegível um mapa que estava bom.
- Radial — exploração equilibrada, ramificações mais ou menos iguais. Falha feio quando uma ramificação é dez vezes maior que as outras.
- Horizontal (árvore para a direita) — árvores profundas e cheias de texto. O melhor padrão para tópicos e rótulos longos, porque nada precisa ser lido de lado.
- Organograma de cima para baixo — hierarquias reais com rótulos curtos. Gasta o espaço horizontal rápido.
- Linha do tempo — qualquer coisa com ordem. Se as suas ramificações são etapas, você não precisa mais explicar a ordem nos rótulos.
- Matriz ou lista — conteúdo plano e repetitivo. Pare de desenhar uma árvore para dados que não têm uma.
Se, num layout radial, uma ramificação engole as outras, é o layout dizendo a verdade: mude para horizontal ou transforme essa ramificação no seu próprio mapa.
Oito layouts para alternar sem redesenhar, recolher e autofoco para ler uma ramificação por vez, e vários mapas lado a lado na mesma tela quando uma ramificação fica maior que o pai.
O que ele fazCorreção 5: divida o mapa
Quando uma única ramificação ficou do tamanho do mapa em que mora, ela quer ser o próprio mapa, com o tópico pai como novo centro.
Divida quando qualquer uma destas for verdade:
- Uma ramificação concentra mais ou menos um terço dos tópicos.
- Uma ramificação tem público próprio: alguém a abriria sem precisar do resto.
- A ramificação tem outro ciclo de vida: o resto do mapa está pronto e essa parte ainda está em movimento.
Mantenha o tópico pai no mapa original como marcador, para que o caminho de volta exista. Ferramentas que deixam colocar vários mapas lado a lado na mesma tela tornam isso mais barato do que parece, porque você divide sem perder a visão geral.
Correção 6: apague, com honestidade
A última correção é a que ninguém quer: parte daquilo não vale a pena guardar.
Dois testes. Você escreveria este tópico de novo hoje? E alguma coisa abaixo dele mudou em três meses? Uma ramificação que falha nos dois é material de arquivo, e num mapa você não arquiva, você exporta. Exporte o mapa, guarde o arquivo em algum lugar, apague a ramificação. O mapa é um documento de trabalho; a exportação é o registro.
Prevenção
Três hábitos evitam que isso se repita:
- Escreva a função do mapa no centro. Não o assunto; a função. O que não serve a ela não entra, e você descobre na hora de anotar, não três meses depois.
- Pode no fim de cada sessão, enquanto ainda lembra o que era especulação.
- Comece um segundo mapa cedo. O reflexo de manter tudo num mapa só é o que produz mapas que ninguém abre. Dois mapas com um link entre eles quase sempre são mais úteis que um mapa do dobro do tamanho.