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Projekte mit einer Mindmap planen

Eine Mindmap passt für die ersten zwei Stunden eines Projekts, nicht für den Rest. So grenzt du den Umfang ab, zerlegst ihn und übergibst ihn.

Von uos ·

Eine Mindmap ist das richtige Werkzeug für die ersten zwei Stunden eines Projekts und das falsche für den Rest. Sie beantwortet die Frage „Woraus besteht dieses Projekt, und was hängt wovon ab?“ sehr gut. Bei Terminen, Zuständigkeiten und Fortschritt ist sie schwach, und genau daraus bestehen die folgenden sechs Monate.

Der sinnvolle Ablauf lautet deshalb nicht „das Projekt in einer Mindmap planen“. Er lautet: den Umfang abbilden, ihn zerlegen, bis die Blätter schätzbar sind, und die Blätter dann in das Werkzeug exportieren, das die Arbeit tatsächlich verfolgt. Die Aufgabe der Mindmap endet mit der Übergabe. Nützlich bleibt sie danach als das, was du nachliest, wenn jemand fragt, warum es eine Aufgabe überhaupt gibt.

Nach Ergebnissen gliedern, nicht nach Phasen

Die Standardstruktur lautet Discovery → Design → Umsetzung → Test → Launch, und sie ist fast immer die falsche. Phasen-Äste beschreiben, wie sich ein Projekt bewegt, nicht was es hervorbringt. So verteilt sich jedes Ergebnis auf fünf Äste, und du siehst nie eines davon als Ganzes.

Gliedere nach den Dingen, die existieren werden, wenn du fertig bist:

# Website relaunch
## Content
## Design system
## Build
## Migration
## Launch comms

Jeder dieser Äste hat eine verantwortliche Person, eine Definition von „fertig“ und einen klaren Test, ob er abgeschlossen ist. Eine Phase hat das nicht.

Die Ausnahme ist ein wirklich sequenzielles Projekt, etwa ein Bauzeitenplan oder eine behördliche Einreichung, bei dem die Phase selbst das Ergebnis ist. Nimm dort ein Zeitleisten-Layout statt eines radialen, damit die Reihenfolge gezeichnet statt nur angedeutet ist.

Bis zum schätzbaren Blatt zerlegen

Zerlege jeden Ast weiter, bis du an den Punkt kommst, an dem du sagen kannst, wie lange ein Blatt dauert, ohne darüber zu streiten. Dieser Punkt ist das untere Ende der Map, und ihn zu finden ist die ganze Übung.

Zwei Zeichen, dass du weit genug bist:

  • Ein Blatt ist die Arbeit einer Person, in einer Sitzung oder an einem Tag. Braucht es zwei Personen, sind es zwei Blätter und eine Übergabe.
  • Die Schätzung ergibt eine Zahl statt einer Diskussion. „Zwischen zwei Tagen und zwei Wochen“ heißt, dass der Knoten noch eine offene Frage enthält. Teile ihn an dieser Frage.

Zwei Zeichen, dass du zu weit gegangen bist: Die Map hat mehr als etwa hundert Blätter, oder die Blätter sind zu einer Checkliste von Schritten geworden statt zu Arbeitseinheiten. „Migrationsskript schreiben“ in acht Zeilen Pseudocode zu zerlegen ist bloßes Abschreiben.

Drei bis vier Ebenen sind der übliche Zielwert. Ist ein Ast tiefer, ist er meist ein eigenes Projekt und braucht eine eigene Map.

Die Äste, die man vergisst

Nimm diese vier in jede Projekt-Map auf. Sie sind die vier Quellen für Überschreitungen und fehlen in den meisten Plänen, weil keine davon jemandes Ergebnis ist.

  • Abhängigkeiten von anderen Personen. Jede Stelle, an der das Projekt stillsteht, bis jemand von außen antwortet. Rechtsprüfung, ein API-Schlüssel, eine Freigabe durch den Kunden. Gib jeder einen Namen und eine Vorlaufzeit.
  • Unbekannte. Dinge, die du noch nicht schätzen kannst. Lass sie nicht weg, nur weil sie sich nicht schätzen lassen. Genau deshalb müssen sie sichtbar sein, und ein Ast dafür ist die ehrliche Version des Plans.
  • Nicht im Umfang. Ausdrückliche Ausschlüsse. Dieser Ast verhindert das teuerste Gespräch jedes Projekts: das im vierten Monat darüber, ob etwas schon immer zum Umfang gehörte.
  • Fertig heißt. Die Abnahmekriterien für das Projekt als Ganzes. Am Anfang aufgeschrieben, wenn es noch billig ist, sich darüber zu streiten.

Abhängigkeiten querverlinken

Eine Hierarchie zeigt Enthaltensein. Dass die Migration erst starten kann, wenn das Content-Modell freigegeben ist, kann sie nicht zeigen. Diese Tatsache liegt zwischen den Ästen, und sie bestimmt den Zeitplan.

Zeichne diese Verbindungen ein. Lies die Map dann auf zwei Dinge hin:

Knoten mit vielen eingehenden Verbindungen sind der Engpass. Mit ihnen fängst du zuerst an, egal wo sie im Plan stehen, und meistens ist es nicht das, womit jemand anfangen wollte.

Eine Kette von vier oder fünf Verbindungen ist grob dein kritischer Pfad. Eine Mindmap berechnet ihn nicht für dich, aber die längste Kette zu sehen reicht, um zu wissen, welcher Ast keinen Puffer hat.

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Querverbindungen zwischen beliebigen zwei Themen machen die Abhängigkeitsebene erst möglich, und Checkboxen, deren Fortschritt sich im Ast aufsummiert, lassen jedes Ergebnis seinen eigenen Fertigstellungsgrad melden. Acht Layouts: Ein sequenzielles Projekt zeichnest du als Zeitleiste, eine Umfangs-Map als radiale Map.

Was es kann

Auf der Map schätzen

Schätze von unten nach oben und in Spannen. Trag die Schätzung an jedes Blatt ein, lass die Summe des Asts mitlaufen und widerstehe dem Drang, die Gesamtsumme an das vorgegebene Datum anzupassen. Die Lücke zwischen diesen beiden Zahlen ist das nützlichste Ergebnis der ganzen Übung, und wer sie wegmittelt, zerstört sie.

Zwei Gewohnheiten, die sich lohnen:

Schätze in Spannen, nicht in Punkten. „3–8 Tage“ trägt die Unsicherheit, die „5 Tage“ wegwirft, und die Breite der Spanne zeigt dir, welche Blätter mehr Überlegung brauchen.

Rechne den Koordinationsaufwand ausdrücklich ein. Ein Projekt mit dreißig Aufgaben und vier Personen ist nicht die Summe von dreißig Schätzungen. Reviews, Übergaben und Warten sind echte Arbeit, und ein Ast dafür ist ehrlicher als ein prozentualer Puffer, an den niemand glaubt.

Dann raus aus der Map

Diesen Schritt überspringen viele, und genau deshalb endet „wir haben es in einer Mindmap geplant“ so oft schlecht.

Exportiere die Blätter in einen Task-Tracker. Die meisten Mindmap-Apps exportieren Markdown oder OPML, und die meisten Tracker importieren Markdown-Checklisten, das ist also in zwei Minuten erledigt. Das kann der Tracker, was die Map nicht kann: Zuständigkeiten vergeben, Termine halten, zeigen, was überfällig ist, und von sechs Leuten gleichzeitig aktualisiert werden.

Behalte die Map trotzdem und behalte sie schreibgeschützt. Ihre verbleibende Aufgabe ist es, „warum gibt es diese Aufgabe?“ und „was geht kaputt, wenn wir das streichen?“ zu beantworten. Das kann kein Task-Tracker, denn beide Fragen betreffen die Struktur, die der Tracker flachgedrückt hat.

Öffne sie nur bei Änderungen am Umfang wieder zum Bearbeiten. Eine Map, die täglich neben einem Tracker gepflegt wird, sind zwei Quellen der Wahrheit, und eine davon ist immer falsch.

Ein Projekt allein planen

Etwas andere Regeln, und bessere. Baue die Map in einer Sitzung, zerlege nicht tiefer als zwei Ebenen und setze Termine nur dort, wo es externe Fristen gibt.

Der Nutzen bei Solo-Arbeit liegt fast ganz in den Ästen „Nicht im Umfang“ und „Unbekannte“. Das sind die zwei Dinge, die unsichtbar bleiben, wenn der Plan im Kopf einer einzigen Person steckt, und die zwei, die ein Solo-Projekt unbemerkt auffressen.

Fragen

Wie nutze ich eine Mindmap für die Projektplanung?
Gliedere nach Ergebnissen statt nach Phasen, zerlege jeden Ast, bis sich jedes Blatt ohne Streit schätzen lässt, verlinke die Abhängigkeiten zwischen den Ästen quer und exportiere die Blätter dann in einen Task-Tracker. Die Map ist das richtige Werkzeug für Umfang und Struktur. Für Termine, Zuständigkeiten und Fortschritt, woraus der Rest des Projekts besteht, taugt sie wenig.
Sollten Projekt-Äste Phasen oder Ergebnisse sein?
Fast immer Ergebnisse. Phasen-Äste (Discovery, Design, Umsetzung, Test) verteilen jedes Ergebnis auf fünf Stellen, sodass du nie eines als Ganzes siehst, und eine Phase hat weder eine verantwortliche Person noch eine Definition von fertig. Die Ausnahme ist ein wirklich sequenzielles Projekt, bei dem die Phase das Ergebnis ist. Zeichne es dann als Zeitleiste statt als radiale Map.
Wie detailliert sollte eine Projekt-Mindmap sein?
Zerlege jeden Ast, bis ein Blatt die Arbeit einer Person an etwa einem Tag ist und die Schätzung eine Zahl statt einer Diskussion ergibt. Das sind meist drei bis vier Ebenen. Ab etwa hundert Blättern, oder sobald die Blätter wie Arbeitsschritte statt wie Arbeitseinheiten klingen, ist die Map zum Protokoll geworden und lässt sich nicht mehr überblicken.
Was fehlt in einem Projektplan meistens?
Vier Äste, weil keiner davon jemandes Ergebnis ist: Abhängigkeiten von Personen außerhalb des Projekts, mit Vorlaufzeiten; Unbekannte, die du noch nicht schätzen kannst; eine ausdrückliche Liste dessen, was du nicht machst; und die Abnahmekriterien für das Projekt als Ganzes. Allein der Ast mit den Ausschlüssen verhindert das teuerste Gespräch, das die meisten Projekte führen.
Kann eine Mindmap ein Projektmanagement-Tool ersetzen?
Nein, und genau dort scheitert der Ansatz, wenn man es versucht. Eine Map kann keine Zuständigkeiten vergeben, keine Termine halten, nicht zeigen, was überfällig ist, und nicht von mehreren Leuten gleichzeitig aktualisiert werden. Plane in der Map, exportiere die Blätter als Markdown-Checkliste in einen Tracker und lass die Map dann schreibgeschützt als Antwort auf 'Warum gibt es diese Aufgabe?' und 'Was geht kaputt, wenn wir das streichen?', die zwei Fragen, die eine flache Aufgabenliste nicht beantworten kann.
Wie zeige ich Abhängigkeiten in einer Mindmap?
Als Querverbindungen zwischen Ästen, denn eine Hierarchie kann nur Enthaltensein zeigen. Sind sie eingezeichnet, lassen sich zwei Dinge ablesen: Ein Knoten mit mehreren eingehenden Verbindungen ist der Engpass und sollte zuerst angegangen werden, egal wo er im Plan steht, und die längste Verbindungskette ist ein grober kritischer Pfad: der Ast ohne Puffer.

uos — Baut Smart Mind und hat genug kleine Projekte geplant, um genau zu wissen, welchen Ast alle vergessen.

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